Desde 2022 que a PrimeIT tem vindo a desenvolver projectos no sector público, principalmente no âmbito do Plano de Acção para a Transformação Digital do Estado Português. Com estes projectos, a desburocratização do sector público tem vindo a tornar-se uma realidade.

A desburocratização tem chegado às mais distintas entidades públicas como forma de acelerar processos e reduzir o esforço administrativo. Uma destas entidades é a Escola Superior de Enfermagem de Coimbra (ESEnfC), que seleccionou a PrimeIT como parceira naquele que é o seu processo interno de desmaterialização.

Actualmente, a consultora tecnológica tem em curso um projecto com a ESEnfC com o objectivo de desmaterializar e digitalizar processos. Neste artigo iremos explicar os processos que têm sido optimizados nesta entidade.

 

Tabela de conteúdos

Case study – Escola Superior de Enfermagem de Coimbra

• Os objectivos
• A optimização de workflow e gestão documental
• Os resultados esperados

 

Conclusão

 

Case study – Escola Superior de Enfermagem de Coimbra

A Escola Superior de Enfermagem de Coimbra é uma das entidades do sector público incluídas no Plano de Acção Transversal para a transição digital da Administração Pública.

Como acontece com outras entidades públicas, a ESEnfC continuava a tratar dos seus procedimentos administrativos de forma manual. Esta metodologia, por ser mais demorada e burocrática, traduz-se em mais tempo consumido a tratar de algum processo e numa maior taxa de esforço por parte dos colaboradores.

 

Os objectivos

Para que estes processos se tornem mais convenientes, a PrimeIT foi escolhida para adquirir e implementar um software de workflow e gestão documental. Isto é, optimizar diversos processos da Escola Superior e criar um repositório documental, utilizando uma única plataforma.

Os processos a serem digitalizados e optimizados passam por pedidos de eventos extracurriculares, aquisição de bens ou serviços, calendarização de provas, requerimentos gerais, assinaturas digitais, entre outros.

 

A optimização de workflow e gestão documental

A digitalização é um processo indispensável para que os procedimentos da ESEnfC sejam mais eficientes.

Para tal, a PrimeIT optou por fazer uso de um software da Konica Minolta Business Solutions, uma tecnológica já conhecida por disponibilizar plataformas de desburocratização, integração de processos e gestão documental.

De forma a que os procedimentos sejam optimizados, é necessário que esta plataforma reconheça os processos e que estes estejam interligados. A PrimeIT tem, então, avançado na elaboração dos processos dentro da plataforma e de um repositório documental e a automatização de requerimento e aquisição de bens ou serviços.

 

Os resultados esperados

Ao implementar este software e ao torná-lo transversal a toda a Escola, integrando processos, a PrimeIT tem substituído os processos outrora manuais por processos automatizados que demoram menos tempo a serem completados e necessitam de menos esforço administrativo.

Desta forma, é esperado que se melhore a eficiência administrativa da ESEnfC, com impactos relevantes, tais como:

• Maior facilidade em aceder a documentação;
• Menor número de documentação perdida;
• Maior rapidez na realização de tarefas administrativas;
• Menor risco de erro humano;
• Maior facilidade na comunicação entre departamentos e funcionários.

 

Além destas vantagens, através da desburocratização e digitalização, a ESEnfC poderá ter benefícios a nível:

• Ambiental – já que reduz o uso de papel e outros materiais físicos);
• De infraestructura – dado que poderá libertar espaço antes ocupado por documentos físicos;
• De custos – visto que a não será necessário ter o mesmo armazenamento físico e a mesma quantidade de documentos impressos.

 

Conclusão

Enquanto entidade pública, a Escola Superior de Enfermagem de Coimbra está contemplada no programa de transição digital do Governo português. Este programa, que pretende passar procedimentos manuais para o digital, é indispensável para a modernização do sector público.

De forma a concretizar a digitalização dos processos manuais da ESEnfC, a PrimeIT está a trabalhar com a entidade para adquirir e implementar um software de workflow e gestão documental, da Konica Minolta.

Com esta implementação, prevê-se que sejam automatizados e digitalizados processos como pedidos de eventos extracurriculares, calendarização de provas, a elaboração de um repositório documental e se implementem assinaturas digitais.

A parceria PrimeIT e ESEnfC poderá, consequentemente, trazer inúmeros benefícios à entidade pública, principalmente a nível de eficiência e redução de custos. Ao mesmo tempo, este projeto, que tem valor acrescido a nível logístico, financeiro e operacional, pode ser implementado noutras Escolas e entidades do Estado.