A Luciana Oliveira é Gestora de Projecto na PrimeIT e tem mais de 20 anos de experiência em Projectos de Inovação, com especialização em Business Analytics nas áreas de IT e Negócio. Começou a trabalhar em Portugal há 2 anos e meio e, neste momento, está a desempenhar funções num desafio relacionado com E-commerce. Para o sucesso de todos as suas tarefas, é essencial ter uma boa organização! Aqui estão os truques da Luciana:

“Olá, sou a Luciana Oliveira e vou partilhar convosco as ferramentas que utilizo no meu dia-a-dia para facilitar a gestão de projectos. Procuro sempre ferramentas simples, práticas e sem custos iniciais e, no meu caso, a versão grátis costuma ser suficiente.

Estamos todos a viver um momento desafiante por causa do teletrabalho, onde a gestão de projectos é totalmente remota. Com as equipas a trabalharem cada uma ao seu ritmo e em lugares diferentes, perde-se o contacto diário durante o café ou em conversas de secretária que geram, tantas vezes, novos insights e inovação nos projectos. Por esse motivo, precisamos de mecanismos que facilitem o contacto e mantenham a comunicação efectiva, sem burocratizar as tarefas diárias, para nunca perdermos de vista a performance e a produtividade. Desafiador, não é? Sim, mas existem ferramentas simples e fáceis de usar que nos podem ajudar nesse desafio:

Para Gestão – Planeamento e execução das actividades:

Actualmente, utilizo o ClickUp na versão gratuita, que tem um limite de criação de projectos, mas visto não termos de criar uma estrutura de programas e projectos filhos, podemos usar cores e tags para diferenciar. Utilizo também há anos o Trello, e recomendo por ser simples e adaptável. O ClickUp tem uma boa integração com o Teams da Microsoft, o que permite partilhar links de tarefas. Pessoalmente estou a adorar, porque uso diariamente o Teams para reuniões corporativas, ou até para um café virtual com os colegas do trabalho.

Tanto no Trello como no ClickUp, conseguimos separar as tarefas em Kanban ou outros modelos de sequência. Por isso, sugiro estas 2 ferramentas para facilitares o teu dia-a-dia e partilhares com a equipa as actividades planeadas, em execução ou já concluídas.

Para Modelagem – Mapa Mental e Fluxos:

Quando trabalhamos em projectos de software são necessários desenhos e fluxos, os quais, para mim, falam por si: são entendidos por todos e clarificam todo o processo.

Para diagramas e fluxos técnicos, recomendo o APP.Diagrams.net, que é simples e tem templates prontos para usar – entre tantas opções o difícil é escolher. Para modelagens mais estratégicas, gosto do Miro por ser extremamente visual e colorido. O Miro ajuda a visualizar imagens e conteúdo, tornando mais fácil para a equipa entender o que será feito, melhorando a produtividade em tarefas funcionais, técnicas e em ciclos de testes, no caso dos projectos de software.

E estas são as minhas dicas para ferramentas úteis para o dia-a-dia. Espero que tenhas gostado. Se conheceres outras ferramentas, partilha-as comigo, é sempre bom explorar novas possibilidades no fascinante mundo da Gestão de Projectos!”

Luciana Oliveira

Gestora de Projecto – PrimeIT